A seguir, apontamentos que realizei em
curso sobre aplicação da metodologia da Teoria das Restrições (Theory Of Constraints - TOC) na
distribuição de produtos.
APLICAÇÃO
DA TEORIA DAS RESTRIÇÕES (TOC) EM DISTRIBUIÇÃO
Como gerenciar um sistema de distribuição
de modo que os estoques sejam disponibilizados no momento certo, no lugar
certo?
O dilema em garantir um bom sistema de
distribuição estabelece o conflito entre, de um lado, necessitarmos da
disponibilização de um nível alto de estoques (para proteger as vendas, já que
a demanda não é facilmente prevista e o tempo de reposição é longo e não
confiável), e, de outro lado, necessitarmos de um nível baixo de estoques (para
reduzir custos, já que estoque maior significa mais investimento).
Qualquer nível de estoque que definirmos
não irá satisfazer plenamente o dilema entre mais estoque para proteger as
vendas e menos estoque para reduzir custos.
Antes de mais nada, estamos assumindo uma
situação onde o tempo de tolerância do comprador em esperar pelo produto é
muito menor que o tempo necessário para disponibilização do produto no ponto de
venda (particularmente quando o comprador está distante do produtor).
Distribuição, assim, não se refere simplesmente a transporte de mercadorias.
Desta forma, vamos considerar uma análise
TOC sobre os elementos de um sistema de distribuição:
1)
Identificar a restrição do sistema
A restrição, que determina o ganho do
sistema de distribuição, é a mera necessidade de compradores para o produto.
Quanto maior o número de compradores dispostos a adquirir o produto, maior o
potencial de ganho do sistema.
2)
Decidir como explorar a restrição do sistema
Neste caso, explorar a restrição do
sistema (de modo a aumentar o ganho) significa dispor dos estoques certos, no
lugar certo, no momento certo, para atender as vontades dos compradores.
3)
Subordinar tudo mais à decisão acima
Está posto o desafio: como gerenciar um
sistema de distribuição de modo que os estoques certos estejam disponíveis nos
locais certos e no momento certo?
GERENCIANDO
ESTOQUES
Para um melhor entendimento das relações
de causa-e-efeito referentes a esse dilema (mais ou menos estoques), devemos
considerar os estoques nos pontos de venda, que, obviamente, devem ser
proporcionais ao nível de consumo.
Mas isso não é tudo: o tempo de reposição
dos produtos no ponto de venda é tão importante quanto o nível de consumo.
Quanto maior o tempo de reposição, maior o nível de estoque necessário no ponto
de venda.
Dessa forma, ao considerarmos o sistema
de distribuição como um todo, observamos que o nível de estoques é dado pelo
que está disponível no ponto de venda mais o estoque em trânsito (pedidos
despachados para o ponto de venda, mas que ainda não chegaram).
Além disso, devemos considerar que o
tempo de reposição é determinado pelo lead
time de pedido (tempo médio que o ponto de venda leva para emitir um pedido
de compra ao fornecedor, contado a partir da última entrega recebida do mesmo
produto), o lead time de produção
(tempo decorrente entre o processamento do pedido e a produção pelo fornecedor)
e lead time de transporte (tempo para
transporte dos produtos do fornecedor até o ponto de venda).
LEAD TIME
DE PEDIDO
Sabemos que, cada vez mais, as empresas
demandam maior frequência de entregas. Por isso fazem pedidos menores, de forma
mais constante. Assim, o lead time de
pedido tem diminuído. O resultado é a redução dos estoques no ponto de venda,
com o aumento do estoque em transporte.
IMPACTO
DO TEMPO DE REPOSIÇÃO
O ponto de venda encaminha seus pedidos
considerando o nível de consumo e o tempo de reposição.
No sistema de distribuição, temos estoque
em transporte, determinado pela previsão de consumo e o tempo de reposição,
além de estoque no ponto de venda, determinado pela previsão de consumo e o
tempo de reposição menos as vendas realizadas.
O grande problema é que tanto o nível de
consumo quanto o tempo de reposição são afetados por variações.
Se a demanda aumenta, o ponto de venda
irá pedir mais produtos, de modo a ter um estoque maior e não perder vendas.
Mas, além disso, o ponto de venda precisa
de uma margem de segurança em seus estoques, para se proteger de casos como
atrasos por parte do fornecedor e problemas no transporte.
Como resultado, em seus pedidos, o ponto
de venda irá considerar um nível de consumo alto (evitando perder clientes),
mais o tempo de reposição médio, mais uma margem de segurança contra
imprevistos no atendimento de seus pedidos.
Em suma, os impactos de variações na
demanda e no tempo de reposição afetam diretamente o nível de estoques no ponto
de venda (e não a quantidade de estoque em transporte). E quanto mais elevado o
nível de atendimento exigido pelos clientes, mais ênfase deve ser dada aos
aspectos de variabilidade e maior será o estoque no ponto de venda.
Tanto o nível de consumo quanto o tempo
de reposição têm impacto direto na determinação do nível de estoque.
Mas, além disso, o tempo de reposição
também tem impacto indireto. Primeiro, porque a acurácia das previsões de venda
se deterioram quanto maior for o tempo de previsão. Assim, quanto maior o tempo
de reposição, maior o tempo requerido para previsão de vendas e, por
conseguinte, maiores os efeitos das variações no consumo. Segundo, em muitas
situações, quanto maior o tempo de reposição médio, maior tende a ser a
variabilidade no tempo de reposição.
Como consequência disso, dobrar o tempo
de reposição mais do que dobra o nível de estoques no ponto de venda.
ELEMENTOS
QUE AFETAM O TEMPO DE REPOSIÇÃO
Lotes
de Pedido
O tamanho dos lotes de pedido (quantidade
mínima para pedidos) afeta o tempo de reposição e, por consequência, também o
nível de estoque necessário (lotes maiores representam mais estoques).
Nesse aspecto, tanto o fabricante pode
estipular mais descontos para pedidos maiores quanto o lojista pode optar por
fazer pedidos em quantidades maiores, em virtude do tempo e trabalho de
determinar e submeter pedidos.
Ou seja, o ponto de venda tende a fazer
pedidos apenas quando seus estoques atingem um "ponto de reposição"
ou nível mínimo. E os pedidos são encaminhados levando em conta um
"tamanho econômico" ou o nível máximo de estoque.
Lotes
de Produção
Cabe observar, também, que o fabricante
tende a acumular pedidos para produzir numa quantidade maior, economizando setups e buscando melhores índices de
eficiência local.
Lotes
de Transporte
Para reduzir o custo de transporte dos
produtos, o fabricante só despacha os pedidos na quantidade máxima permitida
(por exemplo, só quando a quantidade é suficiente para encher um caminhão).
Já sabemos que tempo de reposição longo
implica em necessidade de maiores estoques na cadeia de suprimento.
Porém, além disso, quanto maior o tempo
de reposição, mais lentamente a cadeia de suprimento reage às variações na
demanda - e, portanto, maior é a dependência de previsões de venda.
Como as previsões nunca são exatas,
situações onde alguns pontos de venda têm excesso de determinado produto e
falta de outros são comuns.
ASSIM,
QUAL É A VERDADE SOBRE A ESCASSEZ DE PRODUTOS?
Os consumidores sempre informam aos
vendedores quando eles não encontram um produto que procuram?
E, se eles informarem, o vendedor
realmente registra no sistema o produto não encontrado?
E, se o vendedor registra, a informação
da falta do produto chega ao distribuidor/ produtor?
O que na verdade ocorre é que os sistemas
de controle dos pontos de venda costumam registrar falta de 2% a 3% dos
produtos ofertados. Mas, na realidade, as situações de falta de produtos
costumam corresponder a 20% dos casos. E falta de produtos significa perda de
vendas. E se a falta de produtos ocorrer com frequência, há perda de clientes.
Como resolver esse dilema? Talvez agindo
de forma paranóica e mantendo estoques ainda mais altos. Mas manter um estoque
muito alto tem sérias consequências: aumenta o investimento necessário,
prejudica o fluxo de caixa e aumenta o risco de obsolescência dos produtos em
estoque. Maior estoque, assim, significa maiores custos.
Como, então, resolver nosso dilema se, ao
mesmo tempo, precisamos de um estoque alto para proteger as vendas e, em
contraposição, de um estoque baixo para reduzir os custos? Proteger vendas ou
reduzir custos?
Na maioria dos sistemas de distribuição,
é estabelecido um nível de estoques conforme a previsão de vendas,
independentemente do tempo de reposição de cada produto.
Desse modo, não são incomuns situações
onde um estoque registra falta de determinados produtos e quantidade suficiente
para meses de venda de outros. Estoques altos podem, sim, prejudicar as vendas.
Em virtude da sistemática de lotes (para
pedidos, produção e entrega) e do tempo de transporte, leva-se um tempo
relativamente longo entre a produção dos bens e sua compra pelo consumidor.
No caso de produtos perecíveis, isso
implica que os produtos são oferecidos ao consumidor quando já está próxima de
expirar sua data de validade. E se o consumidor compra produto com prazo de validade
vencido, ou próximo de vencer, certamente não ficará satisfeito, o que trará
reflexos negativos para futuras vendas. Além disso, há consumidores que optam
por não comprar produtos perto do prazo de vencimento - situação similar à
falta de produto, sem que o ponto de venda tenha conhecimento.
Existem, ainda, os casos de produtos com
ciclo de vida curto, já que novas versões, produtos similares e substitutos são
sempre oferecidos ao mercado. Nessa situação, estoques altos implicam em
obsolescência e perda de receita (será necessário conceder descontos para
vender os produtos velhos, deixando de aplicar recursos para vender novos
modelos), além de perda de participação de mercado (em decorrência da demora em
lançar novos produtos).
Estoques altos implicam, também, em
limitação no fluxo de caixa. Afinal, manter estoques significa investimento. E
se há limitação de caixa (como normalmente é o caso), aumentar estoques de determinados produtos
implica em reduzir a disponibilidade de outros, prejudicando as vendas.
Devemos, então, rever a necessidade de
manter estoques altos para proteger as vendas. O que pode ser feito?
Faz-se necessária uma solução que
propicie redução drástica nas situações de falta de produtos, ao mesmo tempo
que reduza o nível de estoque. É necessário estabelecer a proteção das vendas
por outro mecanismo que não seja a elevação dos estoques.
Como, então, operar com uma previsão de
vendas mais acurada, com redução no tempo de reposição e aumentando a
confiabilidade das entregas?
Em primeiro lugar, devemos levar em conta
o seguinte: a acurácia das previsões de venda nos pontos de suprimento
(produtor e/ ou distribuidor) é a mesma da previsão de venda nos pontos de venda?
A demanda num ponto de suprimento é
constituída pela demanda agregada de todos os pontos de venda que ele abastece.
Assim, podemos estabelecer que a variabilidade da demanda num ponto de
suprimento é menor que a variabilidade num ponto de venda. E quanto maior o
número de pontos de venda atendidos, menor a variabilidade na demanda.
Tradicionalmente, porém, os sistemas de
distribuição se baseiam na premissa que os estoques devem estar pertos dos
pontos de venda. Porém, o lugar mais confiável para se avaliar a demanda é o
ponto de suprimento.
Assim, o que aconteceria se, ao contrário
do senso estabelecido, tirássemos a maior parte dos estoques dos pontos de
venda, transferindo para o ponto de suprimento? Qual seria o impacto do
estabelecimento de um "armazém da fábrica"? O armazém da fábrica
reduziria o nível de estoques do sistema e resolveria nosso dilema.
O
CONCEITO DE ARMAZÉM DA FÁBRICA
O objetivo de estabelecer o armazém da
fábrica é reduzir o nível geral de estoque no sistema, a ponto de resolver o
problema de perda de vendas por variação na demanda. Isso porque, com o armazém
da fábrica, é possível operar com maior acuracidade na previsão de vendas,
redução no tempo de reposição e aumentando a confiabilidade na entrega dos
pedidos.
A implantação do armazém da fábrica
implica em aumento de estoques para o produtor/ distribuidor. Mas, ao
considerarmos o sistema como um todo, o estoque geral diminui (já que a redução
nos estoques dos vários pontos de venda é maior que o aumento dos estoques no
distribuidor). Desta forma, o tempo de reposição dos estoques nos pontos de
venda passa a corresponder apenas ao tempo de transporte dos produtos. Conforme
questões de logística, de atendimento e distâncias envolvidas, pode-se também
estabelecer armazéns regionais, em complemento ao armazém da fábrica
(diminuindo-se o estoque deste).
Enfim, é possível manter um estoque
menor, no sistema como um todo, porque a variabilidade da demanda no armazém é
menor que a verificada se os estoques estivessem espalhados pelos pontos de
venda.
O sistema de armazém permite uma melhor
previsão de vendas, por causa da menor variabilidade no consumo de seu estoque.
Também existe ganho com a redução no tempo de suprimento, já que quanto maior o
prazo das previsões, menor a sua acuracidade. Com isso, a chance de ocorrência
de situações de falta de produto é consistentemente reduzida.
Outra vantagem do estabelecimento do
armazém é que a produção na fábrica não é mais afetada por pedidos urgentes,
decorrentes de falta de produtos em alguns pontos de venda. A programação de
produção passa a ser determinada primordialmente pelas necessidades do armazém,
permitindo um melhor planejamento e, consequentemente, redução no tempo de
produção (diminuição da situação onde produtos em fabricação são prejudicados
pelo surgimento de pedidos urgentes).
E existe, ainda, outra vantagem: no
sistema tradicional, onde os pedidos são determinados pelos estoques nos pontos
de venda, existe um fator de "incerteza de ressuprimento", uma margem
de segurança estabelecida pelo lojista, para eventuais situações de erros,
incertezas, acidentes, falta de confiabilidade no fornecimento etc. Com a maior
confiabilidade nas entregas, propiciada pelo armazém, essa margem pode ser
consideravelmente reduzida, já que a incerteza passa a se referir apenas ao
transporte dos produtos do armazém para o ponto de venda.
Por tudo isso, com a implantação do
armazém da fábrica, é possível operar com uma previsão de vendas mais acurada,
um tempo de reposição menor e uma maior confiabilidade no suprimento de
produtos.
Mas é necessário observar que, ao
contrário dos sistemas tradicionais que trabalham com armazéns regionais, no
sistema de distribuição TOC é fundamental que o estoque no armazém central seja
maior que a soma dos estoques de todos os armazéns regionais existentes.
O armazém central consolida as informações
de consumo de todos os armazéns regionais, ou seja, está sob menor efeito de
variações na demanda. Em contrapartida, por estar mais distante dos centros de
consumo (caso contrário não seriam necessários os armazéns regionais), o
armazém central tem um tempo de reposição maior (transporte dos produtos).
Assim, como o tempo de reposição do
armazém central para os depósitos regionais é maior que o tempo de entrega
destes para os clientes, o estoque no armazém central deve ser maior, na
seguinte proporção:
VARIAÇÕES
NO NÍVEL DE CONSUMO
Em certos ambientes, há maior variação no
nível de consumo (sazonalidade) que torna mais difícil a previsão da demanda.
Em casos assim, a melhor alternativa é estar em condições de reagir rapidamente
às variações no consumo.
Para reagir rapidamente às variações na
demanda, os armazéns regionais devem encaminhar pedidos diariamente ao armazém
central, de todos os produtos que foram vendidos.
Por que, porém, essa prática não é
observada na maior parte das situações? Por causa de descontos para pedidos
maiores? Esse argumento só é válido quando o armazém central e os regionais
pertencem a empresas distintas. Não é assim na maior parte dos casos.
Seria por causa do tempo e atenção
necessários para colher as informações de venda e formular os pedidos? Certamente
não, já que os sistemas de computador para controle de vendas, estoques e
emissão de pedidos facilitam esse processo.
Seria, então, por causa dos custos de
transporte? Afinal, a quantidade vendida por dia pode não ser considerável. Não
vem esse a ser o caso, já que o armazém geral pode agregar pedidos de
diferentes produtos para fazer as entregas. Basta que o armazém geral,
informado das vendas diárias, vá juntando os pedidos até atingir a quantidade
necessária para entrega (encher um caminhão, por exemplo). A consequência será
a redução no tempo de entrega (em comparação com os sistemas de lotes, sem
incremento nos custos de transporte.
Desta forma, com a operação de um armazém
central, atingimos os seguintes benefícios:
1)
Tempo de pedido menor
O tempo decorrente para que um pedido
seja encaminhado ao fornecedor é reduzido, já que os armazéns regionais
informam suas vendas diariamente (contra a convicção corrente que o ponto de
suprimento não é capaz de responder de forma rápida).
2)
Habilidade em se adequar às variações no consumo
Um dos grandes problemas nos sistemas de
distribuição é a variação na demanda, que leva a situações de falta de
determinados produtos e sobra de outros.
Assim, ao invés de depender de previsões
de venda (certamente inadequadas), a adequação às variações no consumo é
realizada pelo controle dos estoques e pela maior rapidez de reposição.
Para tal, o nível de estoque estabelecido
é dividido em três zonas (cada uma representando 1/3 do total):
VERMELHA - estoque baixo.
LARANJA - estoque em nível adequado.
VERDE - estoque em nível alto.
Com esse sistema, podemos monitorar
adequadamente o nível dos estoques. Se, no período correspondente ao tempo de
reposição, o estoque penetra constantemente no nível vermelho, é necessário
aumentar o nível de estoque estabelecido, ficando um prazo para acompanhamento
e observação dos efeitos da decisão. Futuros ajustes poderão ser realizados com
base nesse acompanhamento, inclusive para decisões de redução de estoque (se o
estoque fica muito temo na zona verde, então seu nível deve ser diminuído da
mesma forma).
CONSIDERAÇÕES
ADICIONAIS NO PONTO DE VENDA
No que tange à determinação do inventário
no ponto de venda, algumas considerações adicionais devem ser levadas em conta:
Disposição
visual adequada
Para muitos produtos, a apresentação de
maior quantidade (por exemplo, nas prateleiras de um supermercado) significa
aumento nas vendas (a escolha do consumidor é influenciada pelo produto que é
disponibilizado em maior quantidade). Isso pode implicar na necessidade de se
estabelecer um estoque maior do que seria necessário.
"Empurrar"
é melhor
Alguns fornecedores preferem
"empurrar" grandes quantidades de produtos para os pontos de venda. Assim,
o ponto de venda, entupido com sua mercadoria, terá que procurar vendê-la. Além
disso, o excesso de estoque (investimento) reduz o caixa disponível na loja e,
por consequência, a capacidade de comprar de concorrentes. Por fim, quanto
maior o estoque no ponto de venda, maior a probabilidade de se conseguir maior
espaço de exposição dentro da loja.
Porém, "empurrar" produtos ao
ponto de venda implica em degenerar a relação entre fornecedor e revendedor.
Assim que o lojista tiver uma alternativa melhor, ele irá abandonar o fornecedor
atual. Além disso, esse sistema implica em maior variabilidade nas vendas do
fornecedor, já que os pedidos, em grandes quantidades, se concentram em
períodos específicos, sendo seguidos por um período sem vendas e sem
informações adequadas sobre demanda no ponto de venda.
EXISTE
UMA ALTERNATIVA MELHOR
Se for estabelecido o procedimento de se
encaminhar ao fornecedor os dados de vendas diárias, e a reposição das
mercadorias se der de forma constante e conforme o que for vendido, teremos
redução nas situações de falta de produtos (aumentando vendas) e, ao mesmo
tempo, redução de estoques.
Com um nível de serviços melhor e maiores
vendas, o ponto de venda irá garantir espaço de exposição aos produtos.
E, finalmente, o fornecedor pode adotar a
política de dar descontos com base na quantidade comprada em um período
estabelecido (por exemplo, com base no nível de compras nos últimos 6 meses).
Além disso, a solução cria novas
oportunidades de mercado:
Na maioria das lojas, temos produtos que
vendem em maiores quantidades (maior giro) e aqueles cujas vendas ocorrem em
menor quantidade.
Os vendedores desejam ter o maior
portfolio de produtos, para atender as demandas dos clientes e não perder
vendas. Porém, o pessoal operacional não vê com bons olhos os produtos de baixo
giro: muito trabalho para pouco resultado.
Para resolver esse problema, precisamos
ter consciência do tempo de tolerância do consumidor.
O tempo de tolerância do consumidor é
determinado pela expectativa que as pessoas têm da disponibilidade do produto.
Quanto maior a expectativa de disponibilidade, menor será o tempo de tolerância
do consumidor. Ou seja, para os produtos de baixo giro, o tempo de tolerância
do consumidor tende a ser maior - quanto menos "popular" o produto,
maior o tempo de tolerância.
No entanto, a maioria dos sistemas de
distribuição opera como se o tempo de tolerância do consumidor para a entrega
de qualquer produto fosse zero (ou próximo disso). Isso ocorre porque o tempo
decorrente entre a formulação e encaminhamento de pedido ao fornecedor e o
recebimento do produto é comumente maior que o tempo de espera tolerado pelo
cliente.
Desta forma, usando a solução de
distribuição TOC, o tempo de reposição é drasticamente reduzido, de tal forma
que, para muitos dos produtos de menor giro, o tempo de reposição passa a ser
menor que o tempo de espera tolerado pelo cliente. Esses produtos, então, podem
ser oferecidos sem a necessidade de manutenção de estoques no ponto de venda.
Mais que isso, como o armazém da fábrica
garante a disponibilidade de produtos de alto giro, não há problema em
priorizar os casos de pedidos de produtos de menor giro. Ou seja, os produtos de
menor giro podem ser fabricados sob encomenda. Ao mesmo tempo que eliminamos a
necessidade de estoque de muitos produtos de baixo giro, aumentamos o portfolio
de produtos disponibilizados para venda.
QUAIS
AS IMPLICAÇÕES PARA O FORNECEDOR DE UM SISTEMA DE DISTRIBUIÇÃO TOC?
Implicações
na Programação de Produção
No método tradicional (lotes), é
estabelecido um plano mestre de produção, que tem por base a realização de
previsão de vendas. Em decorrência disso, há frequentes alterações na
programação de produção, em virtude de pedidos urgentes. Na produção por lotes
é comum que sejam entregues primeiro os pedidos de quem "grita mais"
(e não os mais importantes).
Com a implementação da solução de
distribuição TOC, o plano de produção passa a ser direcionado para manutenção
de estoques reguladores no armazém da fábrica.
Implicações
em Promoções, Sazonalidade e Previsões
No sistema tradicional, baseado em
previsões de vendas, não são incomuns os casos de falta e sobra de produtos, em
decorrência de variações entre o previsto e o realizado.
Com a implantação do sistema de
distribuição TOC, o tempo de reposição dos produtos vendidos é reduzido. Com
isso, torna-se mais fácil lidar com situações de sazonalidade e promoções.
Nos ambientes com sazonalidade, só deve
ser fabricado previamente a quantidade determinada pela previsão otimista de
venda menos o que pode ser reposto durante o período de sazonalidade.
Implicações
de Setup
Tradicionalmente, a maior parte das
fábricas procura produzir em lotes grandes, como forma de reduzir o tempo de setup. Em consequência, há pouco
incentivo para se procurar soluções que permitam setups mais rápidos, já que esse sistema se concentra em medidas de
custo e eficiência local.
RESULTADOS
ESPERADOS
Uma boa dica para implementação da
solução de distribuição TOC é a seleção de uma linha significativa de produtos
para começar o trabalho. Resultados conclusivos são evidentes em menos de 3
meses.
Devem ser esperados resultados similares
aos seguintes:
1) Queda de 50% no nível de estoque do
sistema como um todo.
2) Aumento de 20% nas vendas.
3) O giro de estoques deve dobrar.
4) Melhoria nas relações com fornecedores
e clientes.
5) Queda de 50% nos casos de
obsolescência de produtos.
OBS.: Se, após 6 meses, os resultados não
são observados, é necessário entrar em contato com um especialista para
avaliação de erros de implementação ou de alguma particularidade do sistema que
não foi considerada.
