Teoria das Restrições - Distribuição

A seguir, apontamentos que realizei em curso sobre aplicação da metodologia da Teoria das Restrições (Theory Of Constraints - TOC) na distribuição de produtos.

APLICAÇÃO DA TEORIA DAS RESTRIÇÕES (TOC) EM DISTRIBUIÇÃO

Como gerenciar um sistema de distribuição de modo que os estoques sejam disponibilizados no momento certo, no lugar certo?

O dilema em garantir um bom sistema de distribuição estabelece o conflito entre, de um lado, necessitarmos da disponibilização de um nível alto de estoques (para proteger as vendas, já que a demanda não é facilmente prevista e o tempo de reposição é longo e não confiável), e, de outro lado, necessitarmos de um nível baixo de estoques (para reduzir custos, já que estoque maior significa mais investimento).

Qualquer nível de estoque que definirmos não irá satisfazer plenamente o dilema entre mais estoque para proteger as vendas e menos estoque para reduzir custos.

Antes de mais nada, estamos assumindo uma situação onde o tempo de tolerância do comprador em esperar pelo produto é muito menor que o tempo necessário para disponibilização do produto no ponto de venda (particularmente quando o comprador está distante do produtor). Distribuição, assim, não se refere simplesmente a transporte de mercadorias.

Desta forma, vamos considerar uma análise TOC sobre os elementos de um sistema de distribuição:

1) Identificar a restrição do sistema

A restrição, que determina o ganho do sistema de distribuição, é a mera necessidade de compradores para o produto. Quanto maior o número de compradores dispostos a adquirir o produto, maior o potencial de ganho do sistema.

2) Decidir como explorar a restrição do sistema

Neste caso, explorar a restrição do sistema (de modo a aumentar o ganho) significa dispor dos estoques certos, no lugar certo, no momento certo, para atender as vontades dos compradores.

3) Subordinar tudo mais à decisão acima

Está posto o desafio: como gerenciar um sistema de distribuição de modo que os estoques certos estejam disponíveis nos locais certos e no momento certo?

GERENCIANDO ESTOQUES

Para um melhor entendimento das relações de causa-e-efeito referentes a esse dilema (mais ou menos estoques), devemos considerar os estoques nos pontos de venda, que, obviamente, devem ser proporcionais ao nível de consumo.

Mas isso não é tudo: o tempo de reposição dos produtos no ponto de venda é tão importante quanto o nível de consumo. Quanto maior o tempo de reposição, maior o nível de estoque necessário no ponto de venda.

Dessa forma, ao considerarmos o sistema de distribuição como um todo, observamos que o nível de estoques é dado pelo que está disponível no ponto de venda mais o estoque em trânsito (pedidos despachados para o ponto de venda, mas que ainda não chegaram).

Além disso, devemos considerar que o tempo de reposição é determinado pelo lead time de pedido (tempo médio que o ponto de venda leva para emitir um pedido de compra ao fornecedor, contado a partir da última entrega recebida do mesmo produto), o lead time de produção (tempo decorrente entre o processamento do pedido e a produção pelo fornecedor) e lead time de transporte (tempo para transporte dos produtos do fornecedor até o ponto de venda).

LEAD TIME DE PEDIDO

Sabemos que, cada vez mais, as empresas demandam maior frequência de entregas. Por isso fazem pedidos menores, de forma mais constante. Assim, o lead time de pedido tem diminuído. O resultado é a redução dos estoques no ponto de venda, com o aumento do estoque em transporte.

IMPACTO DO TEMPO DE REPOSIÇÃO

O ponto de venda encaminha seus pedidos considerando o nível de consumo e o tempo de reposição.

No sistema de distribuição, temos estoque em transporte, determinado pela previsão de consumo e o tempo de reposição, além de estoque no ponto de venda, determinado pela previsão de consumo e o tempo de reposição menos as vendas realizadas.

O grande problema é que tanto o nível de consumo quanto o tempo de reposição são afetados por variações.

Se a demanda aumenta, o ponto de venda irá pedir mais produtos, de modo a ter um estoque maior e não perder vendas.

Mas, além disso, o ponto de venda precisa de uma margem de segurança em seus estoques, para se proteger de casos como atrasos por parte do fornecedor e problemas no transporte.

Como resultado, em seus pedidos, o ponto de venda irá considerar um nível de consumo alto (evitando perder clientes), mais o tempo de reposição médio, mais uma margem de segurança contra imprevistos no atendimento de seus pedidos.

Em suma, os impactos de variações na demanda e no tempo de reposição afetam diretamente o nível de estoques no ponto de venda (e não a quantidade de estoque em transporte). E quanto mais elevado o nível de atendimento exigido pelos clientes, mais ênfase deve ser dada aos aspectos de variabilidade e maior será o estoque no ponto de venda.

Tanto o nível de consumo quanto o tempo de reposição têm impacto direto na determinação do nível de estoque.

Mas, além disso, o tempo de reposição também tem impacto indireto. Primeiro, porque a acurácia das previsões de venda se deterioram quanto maior for o tempo de previsão. Assim, quanto maior o tempo de reposição, maior o tempo requerido para previsão de vendas e, por conseguinte, maiores os efeitos das variações no consumo. Segundo, em muitas situações, quanto maior o tempo de reposição médio, maior tende a ser a variabilidade no tempo de reposição.

Como consequência disso, dobrar o tempo de reposição mais do que dobra o nível de estoques no ponto de venda.

ELEMENTOS QUE AFETAM O TEMPO DE REPOSIÇÃO

Lotes de Pedido

O tamanho dos lotes de pedido (quantidade mínima para pedidos) afeta o tempo de reposição e, por consequência, também o nível de estoque necessário (lotes maiores representam mais estoques).

Nesse aspecto, tanto o fabricante pode estipular mais descontos para pedidos maiores quanto o lojista pode optar por fazer pedidos em quantidades maiores, em virtude do tempo e trabalho de determinar e submeter pedidos.

Ou seja, o ponto de venda tende a fazer pedidos apenas quando seus estoques atingem um "ponto de reposição" ou nível mínimo. E os pedidos são encaminhados levando em conta um "tamanho econômico" ou o nível máximo de estoque.

Lotes de Produção

Cabe observar, também, que o fabricante tende a acumular pedidos para produzir numa quantidade maior, economizando setups e buscando melhores índices de eficiência local.

Lotes de Transporte

Para reduzir o custo de transporte dos produtos, o fabricante só despacha os pedidos na quantidade máxima permitida (por exemplo, só quando a quantidade é suficiente para encher um caminhão).

Já sabemos que tempo de reposição longo implica em necessidade de maiores estoques na cadeia de suprimento.

Porém, além disso, quanto maior o tempo de reposição, mais lentamente a cadeia de suprimento reage às variações na demanda - e, portanto, maior é a dependência de previsões de venda.

Como as previsões nunca são exatas, situações onde alguns pontos de venda têm excesso de determinado produto e falta de outros são comuns.

ASSIM, QUAL É A VERDADE SOBRE A ESCASSEZ DE PRODUTOS?

Os consumidores sempre informam aos vendedores quando eles não encontram um produto que procuram?

E, se eles informarem, o vendedor realmente registra no sistema o produto não encontrado?

E, se o vendedor registra, a informação da falta do produto chega ao distribuidor/ produtor?

O que na verdade ocorre é que os sistemas de controle dos pontos de venda costumam registrar falta de 2% a 3% dos produtos ofertados. Mas, na realidade, as situações de falta de produtos costumam corresponder a 20% dos casos. E falta de produtos significa perda de vendas. E se a falta de produtos ocorrer com frequência, há perda de clientes.

Como resolver esse dilema? Talvez agindo de forma paranóica e mantendo estoques ainda mais altos. Mas manter um estoque muito alto tem sérias consequências: aumenta o investimento necessário, prejudica o fluxo de caixa e aumenta o risco de obsolescência dos produtos em estoque. Maior estoque, assim, significa maiores custos.

Como, então, resolver nosso dilema se, ao mesmo tempo, precisamos de um estoque alto para proteger as vendas e, em contraposição, de um estoque baixo para reduzir os custos? Proteger vendas ou reduzir custos?

Na maioria dos sistemas de distribuição, é estabelecido um nível de estoques conforme a previsão de vendas, independentemente do tempo de reposição de cada produto.

Desse modo, não são incomuns situações onde um estoque registra falta de determinados produtos e quantidade suficiente para meses de venda de outros. Estoques altos podem, sim, prejudicar as vendas.

Em virtude da sistemática de lotes (para pedidos, produção e entrega) e do tempo de transporte, leva-se um tempo relativamente longo entre a produção dos bens e sua compra pelo consumidor.

No caso de produtos perecíveis, isso implica que os produtos são oferecidos ao consumidor quando já está próxima de expirar sua data de validade. E se o consumidor compra produto com prazo de validade vencido, ou próximo de vencer, certamente não ficará satisfeito, o que trará reflexos negativos para futuras vendas. Além disso, há consumidores que optam por não comprar produtos perto do prazo de vencimento - situação similar à falta de produto, sem que o ponto de venda tenha conhecimento.

Existem, ainda, os casos de produtos com ciclo de vida curto, já que novas versões, produtos similares e substitutos são sempre oferecidos ao mercado. Nessa situação, estoques altos implicam em obsolescência e perda de receita (será necessário conceder descontos para vender os produtos velhos, deixando de aplicar recursos para vender novos modelos), além de perda de participação de mercado (em decorrência da demora em lançar novos produtos).

Estoques altos implicam, também, em limitação no fluxo de caixa. Afinal, manter estoques significa investimento. E se há limitação de caixa (como normalmente é o caso),  aumentar estoques de determinados produtos implica em reduzir a disponibilidade de outros, prejudicando as vendas.

Devemos, então, rever a necessidade de manter estoques altos para proteger as vendas. O que pode ser feito?

Faz-se necessária uma solução que propicie redução drástica nas situações de falta de produtos, ao mesmo tempo que reduza o nível de estoque. É necessário estabelecer a proteção das vendas por outro mecanismo que não seja a elevação dos estoques.

Como, então, operar com uma previsão de vendas mais acurada, com redução no tempo de reposição e aumentando a confiabilidade das entregas?

Em primeiro lugar, devemos levar em conta o seguinte: a acurácia das previsões de venda nos pontos de suprimento (produtor e/ ou distribuidor) é a mesma da previsão de venda nos pontos de venda?

A demanda num ponto de suprimento é constituída pela demanda agregada de todos os pontos de venda que ele abastece. Assim, podemos estabelecer que a variabilidade da demanda num ponto de suprimento é menor que a variabilidade num ponto de venda. E quanto maior o número de pontos de venda atendidos, menor a variabilidade na demanda.

Tradicionalmente, porém, os sistemas de distribuição se baseiam na premissa que os estoques devem estar pertos dos pontos de venda. Porém, o lugar mais confiável para se avaliar a demanda é o ponto de suprimento.

Assim, o que aconteceria se, ao contrário do senso estabelecido, tirássemos a maior parte dos estoques dos pontos de venda, transferindo para o ponto de suprimento? Qual seria o impacto do estabelecimento de um "armazém da fábrica"? O armazém da fábrica reduziria o nível de estoques do sistema e resolveria nosso dilema.

O CONCEITO DE ARMAZÉM DA FÁBRICA

O objetivo de estabelecer o armazém da fábrica é reduzir o nível geral de estoque no sistema, a ponto de resolver o problema de perda de vendas por variação na demanda. Isso porque, com o armazém da fábrica, é possível operar com maior acuracidade na previsão de vendas, redução no tempo de reposição e aumentando a confiabilidade na entrega dos pedidos.

A implantação do armazém da fábrica implica em aumento de estoques para o produtor/ distribuidor. Mas, ao considerarmos o sistema como um todo, o estoque geral diminui (já que a redução nos estoques dos vários pontos de venda é maior que o aumento dos estoques no distribuidor). Desta forma, o tempo de reposição dos estoques nos pontos de venda passa a corresponder apenas ao tempo de transporte dos produtos. Conforme questões de logística, de atendimento e distâncias envolvidas, pode-se também estabelecer armazéns regionais, em complemento ao armazém da fábrica (diminuindo-se o estoque deste).

Enfim, é possível manter um estoque menor, no sistema como um todo, porque a variabilidade da demanda no armazém é menor que a verificada se os estoques estivessem espalhados pelos pontos de venda.

O sistema de armazém permite uma melhor previsão de vendas, por causa da menor variabilidade no consumo de seu estoque. Também existe ganho com a redução no tempo de suprimento, já que quanto maior o prazo das previsões, menor a sua acuracidade. Com isso, a chance de ocorrência de situações de falta de produto é consistentemente reduzida.

Outra vantagem do estabelecimento do armazém é que a produção na fábrica não é mais afetada por pedidos urgentes, decorrentes de falta de produtos em alguns pontos de venda. A programação de produção passa a ser determinada primordialmente pelas necessidades do armazém, permitindo um melhor planejamento e, consequentemente, redução no tempo de produção (diminuição da situação onde produtos em fabricação são prejudicados pelo surgimento de pedidos urgentes).

E existe, ainda, outra vantagem: no sistema tradicional, onde os pedidos são determinados pelos estoques nos pontos de venda, existe um fator de "incerteza de ressuprimento", uma margem de segurança estabelecida pelo lojista, para eventuais situações de erros, incertezas, acidentes, falta de confiabilidade no fornecimento etc. Com a maior confiabilidade nas entregas, propiciada pelo armazém, essa margem pode ser consideravelmente reduzida, já que a incerteza passa a se referir apenas ao transporte dos produtos do armazém para o ponto de venda.

Por tudo isso, com a implantação do armazém da fábrica, é possível operar com uma previsão de vendas mais acurada, um tempo de reposição menor e uma maior confiabilidade no suprimento de produtos.

Mas é necessário observar que, ao contrário dos sistemas tradicionais que trabalham com armazéns regionais, no sistema de distribuição TOC é fundamental que o estoque no armazém central seja maior que a soma dos estoques de todos os armazéns regionais existentes.

O armazém central consolida as informações de consumo de todos os armazéns regionais, ou seja, está sob menor efeito de variações na demanda. Em contrapartida, por estar mais distante dos centros de consumo (caso contrário não seriam necessários os armazéns regionais), o armazém central tem um tempo de reposição maior (transporte dos produtos).

Assim, como o tempo de reposição do armazém central para os depósitos regionais é maior que o tempo de entrega destes para os clientes, o estoque no armazém central deve ser maior, na seguinte proporção:

VARIAÇÕES NO NÍVEL DE CONSUMO

Em certos ambientes, há maior variação no nível de consumo (sazonalidade) que torna mais difícil a previsão da demanda. Em casos assim, a melhor alternativa é estar em condições de reagir rapidamente às variações no consumo.

Para reagir rapidamente às variações na demanda, os armazéns regionais devem encaminhar pedidos diariamente ao armazém central, de todos os produtos que foram vendidos.

Por que, porém, essa prática não é observada na maior parte das situações? Por causa de descontos para pedidos maiores? Esse argumento só é válido quando o armazém central e os regionais pertencem a empresas distintas. Não é assim na maior parte dos casos.

Seria por causa do tempo e atenção necessários para colher as informações de venda e formular os pedidos? Certamente não, já que os sistemas de computador para controle de vendas, estoques e emissão de pedidos facilitam esse processo.

Seria, então, por causa dos custos de transporte? Afinal, a quantidade vendida por dia pode não ser considerável. Não vem esse a ser o caso, já que o armazém geral pode agregar pedidos de diferentes produtos para fazer as entregas. Basta que o armazém geral, informado das vendas diárias, vá juntando os pedidos até atingir a quantidade necessária para entrega (encher um caminhão, por exemplo). A consequência será a redução no tempo de entrega (em comparação com os sistemas de lotes, sem incremento nos custos de transporte.

Desta forma, com a operação de um armazém central, atingimos os seguintes benefícios:

1) Tempo de pedido menor

O tempo decorrente para que um pedido seja encaminhado ao fornecedor é reduzido, já que os armazéns regionais informam suas vendas diariamente (contra a convicção corrente que o ponto de suprimento não é capaz de responder de forma rápida).

2) Habilidade em se adequar às variações no consumo

Um dos grandes problemas nos sistemas de distribuição é a variação na demanda, que leva a situações de falta de determinados produtos e sobra de outros.

Assim, ao invés de depender de previsões de venda (certamente inadequadas), a adequação às variações no consumo é realizada pelo controle dos estoques e pela maior rapidez de reposição.

Para tal, o nível de estoque estabelecido é dividido em três zonas (cada uma representando 1/3 do total):

VERMELHA - estoque baixo.

LARANJA - estoque em nível adequado.

VERDE - estoque em nível alto.

Com esse sistema, podemos monitorar adequadamente o nível dos estoques. Se, no período correspondente ao tempo de reposição, o estoque penetra constantemente no nível vermelho, é necessário aumentar o nível de estoque estabelecido, ficando um prazo para acompanhamento e observação dos efeitos da decisão. Futuros ajustes poderão ser realizados com base nesse acompanhamento, inclusive para decisões de redução de estoque (se o estoque fica muito temo na zona verde, então seu nível deve ser diminuído da mesma forma).

CONSIDERAÇÕES ADICIONAIS NO PONTO DE VENDA

No que tange à determinação do inventário no ponto de venda, algumas considerações adicionais devem ser levadas em conta:

Disposição visual adequada

Para muitos produtos, a apresentação de maior quantidade (por exemplo, nas prateleiras de um supermercado) significa aumento nas vendas (a escolha do consumidor é influenciada pelo produto que é disponibilizado em maior quantidade). Isso pode implicar na necessidade de se estabelecer um estoque maior do que seria necessário.

"Empurrar" é melhor

Alguns fornecedores preferem "empurrar" grandes quantidades de produtos para os pontos de venda. Assim, o ponto de venda, entupido com sua mercadoria, terá que procurar vendê-la. Além disso, o excesso de estoque (investimento) reduz o caixa disponível na loja e, por consequência, a capacidade de comprar de concorrentes. Por fim, quanto maior o estoque no ponto de venda, maior a probabilidade de se conseguir maior espaço de exposição dentro da loja.

Porém, "empurrar" produtos ao ponto de venda implica em degenerar a relação entre fornecedor e revendedor. Assim que o lojista tiver uma alternativa melhor, ele irá abandonar o fornecedor atual. Além disso, esse sistema implica em maior variabilidade nas vendas do fornecedor, já que os pedidos, em grandes quantidades, se concentram em períodos específicos, sendo seguidos por um período sem vendas e sem informações adequadas sobre demanda no ponto de venda.

EXISTE UMA ALTERNATIVA MELHOR

Se for estabelecido o procedimento de se encaminhar ao fornecedor os dados de vendas diárias, e a reposição das mercadorias se der de forma constante e conforme o que for vendido, teremos redução nas situações de falta de produtos (aumentando vendas) e, ao mesmo tempo, redução de estoques.

Com um nível de serviços melhor e maiores vendas, o ponto de venda irá garantir espaço de exposição aos produtos.

E, finalmente, o fornecedor pode adotar a política de dar descontos com base na quantidade comprada em um período estabelecido (por exemplo, com base no nível de compras nos últimos 6 meses).

Além disso, a solução cria novas oportunidades de mercado:

Na maioria das lojas, temos produtos que vendem em maiores quantidades (maior giro) e aqueles cujas vendas ocorrem em menor quantidade.

Os vendedores desejam ter o maior portfolio de produtos, para atender as demandas dos clientes e não perder vendas. Porém, o pessoal operacional não vê com bons olhos os produtos de baixo giro: muito trabalho para pouco resultado.

Para resolver esse problema, precisamos ter consciência do tempo de tolerância do consumidor.

O tempo de tolerância do consumidor é determinado pela expectativa que as pessoas têm da disponibilidade do produto. Quanto maior a expectativa de disponibilidade, menor será o tempo de tolerância do consumidor. Ou seja, para os produtos de baixo giro, o tempo de tolerância do consumidor tende a ser maior - quanto menos "popular" o produto, maior o tempo de tolerância.

No entanto, a maioria dos sistemas de distribuição opera como se o tempo de tolerância do consumidor para a entrega de qualquer produto fosse zero (ou próximo disso). Isso ocorre porque o tempo decorrente entre a formulação e encaminhamento de pedido ao fornecedor e o recebimento do produto é comumente maior que o tempo de espera tolerado pelo cliente.

Desta forma, usando a solução de distribuição TOC, o tempo de reposição é drasticamente reduzido, de tal forma que, para muitos dos produtos de menor giro, o tempo de reposição passa a ser menor que o tempo de espera tolerado pelo cliente. Esses produtos, então, podem ser oferecidos sem a necessidade de manutenção de estoques no ponto de venda.

Mais que isso, como o armazém da fábrica garante a disponibilidade de produtos de alto giro, não há problema em priorizar os casos de pedidos de produtos de menor giro. Ou seja, os produtos de menor giro podem ser fabricados sob encomenda. Ao mesmo tempo que eliminamos a necessidade de estoque de muitos produtos de baixo giro, aumentamos o portfolio de produtos disponibilizados para venda.

QUAIS AS IMPLICAÇÕES PARA O FORNECEDOR DE UM SISTEMA DE DISTRIBUIÇÃO TOC?

Implicações na Programação de Produção

No método tradicional (lotes), é estabelecido um plano mestre de produção, que tem por base a realização de previsão de vendas. Em decorrência disso, há frequentes alterações na programação de produção, em virtude de pedidos urgentes. Na produção por lotes é comum que sejam entregues primeiro os pedidos de quem "grita mais" (e não os mais importantes).

Com a implementação da solução de distribuição TOC, o plano de produção passa a ser direcionado para manutenção de estoques reguladores no armazém da fábrica.

Implicações em Promoções, Sazonalidade e Previsões

No sistema tradicional, baseado em previsões de vendas, não são incomuns os casos de falta e sobra de produtos, em decorrência de variações entre o previsto e o realizado.

Com a implantação do sistema de distribuição TOC, o tempo de reposição dos produtos vendidos é reduzido. Com isso, torna-se mais fácil lidar com situações de sazonalidade e promoções.

Nos ambientes com sazonalidade, só deve ser fabricado previamente a quantidade determinada pela previsão otimista de venda menos o que pode ser reposto durante o período de sazonalidade.

Implicações de Setup

Tradicionalmente, a maior parte das fábricas procura produzir em lotes grandes, como forma de reduzir o tempo de setup. Em consequência, há pouco incentivo para se procurar soluções que permitam setups mais rápidos, já que esse sistema se concentra em medidas de custo e eficiência local.

RESULTADOS ESPERADOS

Uma boa dica para implementação da solução de distribuição TOC é a seleção de uma linha significativa de produtos para começar o trabalho. Resultados conclusivos são evidentes em menos de 3 meses.

Devem ser esperados resultados similares aos seguintes:

1) Queda de 50% no nível de estoque do sistema como um todo.

2) Aumento de 20% nas vendas.

3) O giro de estoques deve dobrar.

4) Melhoria nas relações com fornecedores e clientes.

5) Queda de 50% nos casos de obsolescência de produtos.

OBS.: Se, após 6 meses, os resultados não são observados, é necessário entrar em contato com um especialista para avaliação de erros de implementação ou de alguma particularidade do sistema que não foi considerada.